La Importancia de la Comunicación y la Información.

El punto clave de la evolución humana radica en un buen entendimiento entre las gentes, una buena comunicación es la base para que los problemas, antes de que sucedan, se analicen y se traten de evitar.

A medida que evolucionan las jerarquías funcionales separadas, las funciones crecen más distantes entre sí. Como resultado, se hace cada vez más difícil comunicarse a través de las funciones y coordinar sus actividades. Este problema proviene de orientaciones funcionales. Con mayor diferenciación, las diversas funciones desarrollan distintas orientaciones hacia los problemas y dificultades que enfrente la organización. Las diferentes funciones tienen distintos tiempos u orientaciones hacia las metas. Algunas funciones, como fabricación, consideran los proyectos a períodos limitados y se concentran en el logro de metas a corto plazo, como la reducción de los costos de fabricación. Otras, como investigación y desarrollo, observan las cosas desde un punto de vista a largo plazo, y sus metas (es decir, innovación y desarrollo de productos) pueden tener un horizonte de tiempo de varios años. Estos factores pueden causar que cada función desarrolle una visión diferente de los aspectos estratégicos que enfrenta la compañía. Por ejemplo, fabricación puede considerar un problema como la necesidad de reducir los costos, para ventas puede ser la necesidad de incrementar la capacidad de satisfacer al cliente, e investigación y desarrollo puede definirlo como la necesidad de crear nuevos productos.

En tales casos, las funciones tienen problemas de comunicación y coordinación entre sí y los costos burocráticos se incrementan.

Es por eso que en el Departamento de Sistemas la base del trabajo es la comunicación interdepartamental, esto es analizar los sistemas a realizar y la modificación de los ya existentes.

Al existir la comunicación entre los departamentos involucrados se analiza la situación a crear y se llega a un punto, analizado por los departamentos, y se crea un sistema de acuerdo a las necesidades, tomando en cuenta las características del equipo de cómputo donde se realizará el sistema y todo lo que está a su alrededor.

Esto, por ejemplo, evita que el programador de sistemas realice un trabajo sin consultar al interesado y hacer las cosas sin tomar en cuenta al mismo, evita la redundancia de trabajo así como realizarlo muchas veces. También evita que el usuario se quede con una idea vaga de lo que recibirá como producto final.

Los acuerdos a que se llegan, se deben de registrar ya sea en una minuta o en un memorándum, para tener anotados dichos acuerdos.

En el área de sistemas tenemos varios métodos de comunicación:

Departamento de Sistemas y Soporte Técnico