Funciones del Departamento de Sistemas.

A.- Principales funciones y servicios que ofrece.

La principal función de un Departamento de Sistemas es crear y ofrecer sistemas de información que permitan dar solución a las necesidades informáticas y de toma de decisiones de la institución.

Es necesario hacer notar que nosotros como departamento de Sistemas somos un departamento de servicio, y que nuestros clientes son precisamente los demás departamentos que conforman el grupo. Los productos que nosotros ofrecemos son servicios y se pueden agrupar en las siguientes funciones:

1.- La administración y mantenimiento de los sistemas existentes en el grupo.
2.-Asesoría y capacitación a los diferentes departamentos y empresas del grupo.
3.- Estudios de factibilidad, compra e instalación de equipo.
4.- Evaluación y adquisición de software y paquetería.
5.- Desarrollo de nuevos sistemas.
6.- Elaboración de manuales y documentación.
7.- Administración y mantenimiento de Pcs, Redes y equipos.
8.- Revisión periódica de las necesidades de información.
9.- Contratación de servicios y asesorías externas.
10.- Mantenimiento y reparación de equipo de computo.
11.- Control de compras de todo lo relacionado con equipo, software, consumibles y accesorios computacionales.
12.- Implementación y administración de los servicios de Internet e Intranet y correo electrónico.

B.- Clientes o usuarios Principales.

Para un departamento de servicios dentro de una empresa, sus clientes son todos los departamentos, áreas y personas a las que brinda precisamente sus servicios. En el caso especifico del Departamento de Sistemas, sus clientes van desde la alta gerencia o dirección, hasta el personal auxiliar administrativo que requiere de información para ejecutar su trabajo de una manera adecuada.

Nuestros clientes o usuarios pudiéramos clasificarlos de la siguiente manera:

a) Los ejecutivos. Son aquellos que se encuentran en la parte superior de la estructura organizacional, ellos requieren de nuestros servicios en forma de información pura, es decir no requieren de sistemas o programas que les permitan procesar ni capturar información, a ellos se les debe proveer de herramientas sencillas que les arroje información concisa que les sirva para la toma de decisiones.
b) Los jefes y coordinadores. Son aquellos que se encuentran en la parte media del organigrama, ellos supervisan las labores y entregan resultados. Requieren de nuestros servicios a través de programas y sistemas que les permitan visualizar y supervisar el trabajo de sus subordinados, que les permita también, manejar la información que resulta de las operaciones diarias y a su vez que puedan, generar informes para presentar resultados. La información a este nivel es un poco más a detalle y este tipo de usuario tiene la facilidad de operarla.
c) Los auxiliares administrativos, operadores, secretarias que operan directamente los sistemas. Son aquellos que su trabajo es alimentar los sistemas con datos para obtener información, estos son nuestros clientes más numerosos y requieren de nuestros programas para realizar su trabajo.
d) Los trabajadores en general. Estos son los que sin utilizar sistema alguno, requieren también de información o servicio, es decir para cobrar requieren que se ejecúte el proceso de nómina que es sin duda todo un sistema.
e) Los clientes o usuarios externos. Que al igual que los anteriores requieren de la información generada por los diferentes sistemas y servicios.

Todos los anteriores requieren además de sistemas, capacitación, documentación, formación, instalación y demás servicios que ofrece el departamento.

C.- Metas y Objetivos.

El objetivo básico del Departamento de Sistemas consiste en suministrar la información que se necesita para controlar la estrategia y llevar a cabo las diferentes funciones de la empresa, así como de las herramientas necesarias para su manipulación.

Aunque el objetivo es único y primordial, se dice que es inalcanzable ya que es el fin al que se debe llegar, y el fin marca la terminación de todo. Al objetivo uno se acerca y los avances hacia él, se miden por medio de metas, las cuales son concretas y alcanzables.

Desde la creación del departamento se marcaron un conjunto de metas, las cuales se han ido alcanzando conforme pasa el tiempo, sin embargo al cumplir el ciclo administrativo (planeación y control) y revisar los planes de acción y los logros obtenidos, se replantean nuevas metas que muchas veces son las mismas con algunas innovaciones o mejoras, pudiendo centrarnos en las siguientes como principales y constantes.

a) Constituir el grupo como una sola institución e implementar un sistema de información único que funcione para todas las áreas.
b) Estandarizar los equipos y sistemas.
c) Crear y aplicar un plan de capacitación y adiestramiento constante y eficaz.
d) Crear y llevar a cabo un plan de renovación y actualización de equipo y software.
e) Mantener la integridad de la información.
f) Crear un plan efectivo de contingencia.
g) Elaborar programas y sistemas confiables y operativos que faciliten las labores de los empleados y logren ahorros considerables y la toma de buenas decisiones.
h) Tener documentados todos los sistemas.
i) Crear un presupuesto real y confiable.
j) Crear un plan y llevar a cabo las acciones necesarias para salvaguardarnos de problemas.
k) Crear un ambiente sano y cordial entre el personal del departamento y para con los demás usuarios.
l) Mantenernos como un departamento líder en los servicios que ofrecemos.

Departamento de Sistemas y Soporte Técnico